Com millorar el teletreball

Javier RodríguezConsultoria, Empresa, Gestió, Recursos humans

Degut a la situació actual, molts dels que ens esteu llegint, de ben segur que ho esteu fent teletreballant des de casa vostra. La COVID-19 ha impulsat el creixement d’aquesta modalitat de treball de manera precipitada, arribant a tenir actualment a Espanya un 40% de les empreses oferint la possibilitat de treballar des de casa. Voleu saber com millorar l’operativa del teletreball a la vostra empresa? Doncs estàs a l’entrada correcta. 

A Consultcat estem convençuts, des del nostre inici al 2013, de les avantatges que ens aporta el teletreball a nivell tant personal com a nivell d’empresa. Tant és així, que us encoratgem a que llegiu aquesta entrada relacionada a aquest tema que vàrem fer fa 6 anys. Fa temps, oi? 😉

No obstant, encara ens trobem amb empreses que tenen cert rebuig a implantar aquest model degut a la falta de control dels equips i a la necessitat d’interacció entre persones. És per això que, ara que estem arribant a la nova normalitat, segur que a molts ens sorgeix la següent pregunta: Hem de tornar a l’oficina?

Per a que pugueu donar resposta a aquesta pregunta, en aquest post ens centrarem en donar consells i eines per  implementar, mantenir i impulsar el teletreball d’una manera efectiva i definitiva.

1. Comunicació

Comunicació

Com sabeu, sempre hem estat fidels defensors de les metodologies àgils i de la democratització de coneixement entre els equips. Per això, ara més que mai, al no tenir als nostres companys al costat de l’oficina hem de facilitar esdeveniments en els quals poder informar breument de que hem fet i que estem fent. D’aquesta manera l’equip tendrà la visió global de la situació i podrà oferir ajuda si és possible. Per això, realitzar un daily meeting de 5 minuts a l’inici de la jornada pot ser altament enriquidor. Després d’aquesta breu reunió, aquells membres que hagin de continuar abordant algun tema podran continuar fent-lo per privat. Eines per a poder dur a terme aquestes reunions són:

2. Gestió de projectes

El treball en equip o individual supervisat per un responsable pot veure’s dividit en diferents activitats. Per tal de portar un correcte seguiment d’aquestes activitats, existeixen eines de gestió de projectes col·laboratives basades en senyals visuals (O com ja coneixem, mètode Kanban).

En aquestes eines, les quals s’especifiquen seguidament, es disposa d’un tauler en el qual s’inclouen llistes de manera horitzontal que permeten visualitzar de manera gràfica el desglossament i situació actual del treball realitzat/a realitzar. Dins del tauler es van creant diferents targetes on s’identifiquen les tasques a fer i que poden anar arrossegant-se pel tauler en funció de si estan pendents, en curs o finalitzades.

Aquestes targetes poden incloure imatges, arxius adjunts, dates de lliurament, temps requerit, recursos assignats, comentaris… entre altres, facilitant el control constant de la situació de cada activitat a realitzar.

3. Arxius al Cloud

Són moltes les empreses que disposen del seu propi servidor on emmagatzemar els arxius en línia per a què la resta de membres de l’organització puguin accedir. En cas que no sigui així, existeixen eines col·laboratives on emmagatzemar els documents en el núvol com són Google Drive, Dropbox o One Drive.

Poder disposar d’aquests serveis d’allotjament d’arxius en el núvol afavoreix la compartició de documents entre l’organització i permet democratitzar el coneixement.

Si d’altra banda hi ha documents que no poden ser visibles per tota l’empresa, no hi ha cap problema; aquestes eines permeten que el propietari de les carpetes creades pugui donar permís als membres que consideri oportú per a accedir a la informació pujada.

4. Disponibilitat

 

Imatge de disponibilitat al calendari

Un altre punt a destacar és el de conèixer la disponibilitat dels membres de l’organització. Mentre que en l’oficina amb un simple cop d’ull podem localitzar si la persona que necessitem es troba disponible, de manera remota sembla impossible… o no.

La manera que recomanem per a conèixer la disponibilitat dels diferents membres de l’organització, i que hem comprovat al llarg dels nostres serveis, és el de compartir l’agenda entre companys. D’aquesta manera tots tindran coneixement de la disponibilitat dels seus companys, podent contactar entre ells en els moments en què es trobin disponibles.

Ara que coneixeu aquests consells, esperem que aquells que ja heu implantat el teletreball pugueu agafar idees per a millorar el funcionament. Per aquells que encara no us hagueu atrevit a fer el pas, us animem a que us llanceu a provar-lo.

Nosaltres, fent teletreball des de casa, ens acomiadem fins a la propera!

Comparteix